راهنمای ثبت مشتری، نسیه و یادآوری پیامکی در حسابک
این راهنما برای صاحب مغازه یا فروشنده‌ای است که می‌خواهد دفتر کاغذی را کنار بگذارد و همان کار را در حسابک انجام دهد. مسیر را از متن سوالات داخل برنامه برداشته‌ایم تا با دکمه‌هایی که بعد از ورود می‌بینید یکی باشد. قبل از شروع، با شماره موبایل وارد برنامه حسابک شوید. بدون اینترنت این ثبت‌ها ذخیره هم‌زمان نمی‌شوند.
چرا اول مشتری، نه فاکتور؟
حسابک مانده را به شخص وصل می‌کند. اگر خرید نسیه را جایی جدا بنویسید و نام مشتری را بعداً اضافه کنید، پیگیری طلب سخت می‌شود. برای همین اولین کار، ساخت مخاطب در بخش «مشتریان» است. نامی بنویسید که پشت پیشخوان هم بشناسیدش، و شماره همراه را دقیق وارد کنید. همان شماره مقصد پیامک یادآوری است. اگر رقم اشتباه باشد، برنامه بدهی را درست نگه می‌دارد ولی پیامک به دست صاحب حساب نمی‌رسد.
هر مشتری صفحه خودش را دارد. خریدها، پرداخت‌ها و مانده همان‌جا جمع می‌شود. مشتری شما به دفتر بقیه دسترسی ندارد و فقط از پیامک یا لینک صورتحساب اختصاصی، وضعیت خودش را می‌بیند. این تفکیک را در سوالات برنامه هم تأکید کرده‌اند.
ثبت خرید نقد یا نسیه
بعد از ساخت مخاطب دو راه دارید. یا از بخش ثبت تراکنش یک رویداد مالی تازه بسازید، یا مستقیم از صفحه همان مشتری خرید و پرداخت را بنویسید. راه دوم برای نسیه سر ماه روشن‌تر است، چون همان لحظه می‌بینید مانده قبلی چقدر بوده و این خرید چقدر به آن اضافه می‌کند.
پرداخت نقد را همان موقع ثبت کنید تا دفتر، طلب الکی نشان ندهد. اگر مشتری بخشی را داده و بخشی مانده، هر دو را جدا بنویسید: یک ردیف برای خرید و یک ردیف برای پولی که گرفته‌اید. حساب‌کتاب برنامه برای همین تراکنش‌هاست. لازم نیست سند حسابداری دوطرفه بلد باشید؛ برنامه از شما نام مشتری، نوع پرداخت و مبلغ را می‌خواهد.
وقتی کار به فاکتور فروش رسید، از سفارش می‌توانید نسخه چاپی را PDF بگیرید. گزارش فروش هم خروجی PDF با نام و لوگوی حسابک دارد. این دو خروجی برای وقتی است که بسته شما سفارش و گزارش را باز کرده باشد. در صفحه قیمت، انبار و سفارش داخل «حسابدار همراه» است و در دفتر دیجیتال قفل می‌ماند.
موجودی کالا را کی وارد کنید؟
اگر فقط دفتر طلب می‌خواهید، مشتری و حساب‌کتاب کافی است. اگر باید بدانید از یک قلم چند عدد مانده، به بسته حسابدار همراه نیاز دارید تا خانه «انبار» در منو باز شود. موقع ساخت کالا، بارکد یا QR اختیاری است. آن را وقتی پر کنید که روی قفسه یا کارتن کد دارید؛ خالی گذاشتنش جلوی ثبت کالا را نمی‌گیرد.
ثبت سفارش حضوری و آنلاین هم در همین سطح است. سفارش بدون موجودی قابل‌اتکا، اختلاف می‌سازد. اول کالا را در انبار بسازید، بعد سفارش را به مشتری وصل کنید، بعد اگر لازم بود PDF فاکتور را بدهید.
ارسال یادآوری بدهی
وقتی مانده روشن شد، از صفحه همان مشتری دکمه «ارسال یادآوری» را بزنید. متن پیامک آماده است و لینک صورتحساب همراه آن می‌رود. لازم نیست هر بار از نو بنویسید مشتری چقدر بدهکار است. این کار هم برای یک بدهکار مشخص است، هم محترمانه‌تر از زنگ زدن‌های پی‌درپی.
تعداد پیامک سقف دارد. دفتر دیجیتال در هر ماه ۲۵ پیامک دارد و حسابدار همراه ۵۰ پیامک. اگر زودتر تمام شد، یادآوری ارسال نمی‌شود حتی اگر دکمه را ببینید. قبل از روزهای شلوغ سر ماه، مانده اعتبار پیامک را چک کنید.
نرسیدن پیامک همیشه تقصیر متن شما نیست. شماره را دوباره بخوانید. بعضی خط‌ها پیامک خدماتی را مسدود کرده‌اند. اعتبار پنل پیامک ممکن است تمام شده باشد یا اپراتور همان ساعت اختلال داشته باشد. در این حالت‌ها مانده داخل حسابک همچنان معتبر است؛ فقط اطلاع‌رسانی بیرونی جا مانده. اگر تکرار شد، ساعت ارسال و شماره را برای info@hessabak.ir بفرستید یا با ۰۹۳۹۱۶۷۹۴۷۴ تماس بگیرید.
شریک و فروشنده
اگر بیش از یک نفر پشت پیشخوان است، با قابلیت چندکاربره و تأیید صاحب حساب می‌توانید برای شریک یا فروشنده دسترسی جدا بسازید. هر کدام با موبایل خودش وارد می‌شود و لازم نیست رمز گوشی شما را داشته باشد. این کار جلوی ثبت‌های ناشناس روی یک دستگاه مشترک را می‌گیرد.
اگر دستگاه عوض شد
اطلاعات به حافظه همان گوشی وابسته نیست. روی کامپیوتر مغازه، تبلت یا گوشی تازه، دوباره به برنامه بروید و با همان شماره وارد شوید. تا وقتی اینترنت وصل باشد، دفتر مشتری و نسیه همان است. اگر وسط ثبت اینترنت قطع شد، فرض نکنید ردیف ذخیره شده؛ بعد از برگشت اتصال، صفحه مشتری را باز کنید و همان مبلغ را در فهرست ببینید.
یک عصر آزمایشی
- وارد برنامه شوید و یک مشتری با شماره خودتان بسازید.
- یک خرید نسیه کوچک و یک پرداخت جزئی ثبت کنید و مانده را بخوانید.
- یادآوری را به شماره خودتان بفرستید و رسیدن لینک صورتحساب را امتحان کنید.
- اگر انبار در منو قفل است، تفاوتش با بسته حسابدار همراه را در قیمت ببینید و بعد تصمیم بگیرید.
جزئیات هر بخش در امکانات و پاسخ کوتاه‌تر در سوالات است. برای شروع، دکمه زیر کافی است.